עשרה דברים שלמדתי מיאיר יונה על ניהול משימות
איך אפשר להפסיק להיות מוצפים ממשימות ולהתחיל לקחת אחריות על החיים שלנו?
הפעם שוחחתי עם יאיר יונה על איך להתמודד עם העומס והמשימות שמצטברות בחיים שלנו.
יאיר יונה הוא יזם, יוצר ומנטור המתמחה בפיתוח אישי וניהול חיים מאוזנים.
מייסד "על זה" - בית תוכן של הוצאה לפועל של החיים, בו הוא משתף את הידע והניסיון שצבר במסע האישי שלו בהתמודדות עם ניהול משימות וזמן.
💡 עשרה דברים שלמדתי מיאיר:
1. להבדיל בין מנהל לפועל
בכל אחד מאיתנו קיימים שני תפקידים מובחנים - המנהל והפועל. המנהל אחראי על התכנון, קבלת ההחלטות וראיית התמונה הגדולה, בעוד הפועל הוא זה שמבצע את המשימות בפועל. חשוב להבין שכל תפקיד דורש מצב מוח שונה וזמן שונה. המנהל צריך זמן שקט להתבוננות וחשיבה, הפועל זקוק לאנרגיה וריכוז לביצוע. הכרה בשני התפקידים האלה והקצאת זמן נפרד לכל אחד מהם יכולה לשפר משמעותית את היעילות והאפקטיביות שלנו.
2. לנהל פעולות במקום משימות
עלינו להתמקד בפעולות ספציפיות במקום במשימות כלליות. למשל, במקום לכתוב "להקליט פודקאסט" שהיא משימת-על מורכבת, יש לפרק אותה לפעולות קונקרטיות כמו "לראיין את יאיר", "לערוך את ההקלטה", "להכין שואו-נוטס". כל פעולה היא יחידה ברורה ומוגדרת שאפשר לבצע, בניגוד למשימה כללית שעלולה להיות מעורפלת ומרתיעה.
3. חשיבות הבהירות בהגדרת משימות
כשאנחנו כותבים משימה כמו "לתקן חורים בבית", זו הגדרה מעורפלת מדי שתגרום למוח שלנו "לדלג" עליה. לעומת זאת, כשאנחנו מגדירים "לסתום את שני החורים בסלון", המוח מבין בדיוק מה נדרש. הבהירות הזו מקטינה את החיכוך המנטלי ומגדילה את הסיכוי שנבצע את המשימה.
4. לתעד הכל במקום אחד
כשהמידע מפוזר בין מיילים, וואטסאפ, פתקים ומקורות שונים, נוצר "ואקום" שגורם לנו להגיב למה שדחוף במקום למה שחשוב. כשהכל מרוכז במקום אחד, אנחנו יכולים לראות את התמונה המלאה ולקבל החלטות מושכלות לגבי סדרי העדיפויות שלנו. זה גם מפחית את העומס המנטלי של "לזכור" דברים.
5. לעבוד עם אנרגיית המוח
יאיר מציע גישה חכמה לניהול האנרגיה המנטלית שלנו: לבצע משימות מורכבות ומשימות שדורשות קבלת החלטות כשהמוח שלנו רענן (למשל בתחילת היום), ולהשאיר משימות פשוטות יותר ("brainless") לזמנים שבהם אנחנו עייפים יותר. זו הכרה בכך שיש לנו משאבים מוגבלים של אנרגיה מנטלית, וחשוב לנצל אותם בחוכמה.
6. התייחסות חומלת לדחיינות
אנחנו יכולים להתייחס לדחיינות לא כאל אויב שיש להילחם בו, אלא כאל חלק טבעי מהתהליך. יאיר מדבר על "דחיינות מאפשרת" - היכולת לקבל שלפעמים אנחנו צריכים הפסקה, ולסמוך על כך שנחזור למשימות כשנהיה מוכנים. זה מתקשר לרעיון של אחריות חומלת: לקחת אחריות על המשימות שלנו, אבל גם להיות סלחניים כלפי עצמנו.
7. חשיבות ה"למה"
לא מספיק להתמקד בכלים ובשיטות (ה"איך"), אלא חשוב להבין את המהות והמטרה (ה"למה") של מה שאנחנו עושים. יאיר סיפר איך התרחק מהעיסוק האובססיבי בכלים ועדכונים טכנולוגיים, והתמקד יותר במהות ובמשמעות. כשאנחנו מחוברים ל"למה", הכלים הופכים למה שהם אמורים להיות - אמצעים לתכלית, ולא התכלית עצמה.
8. לפגוש את עצמנו
אחת ההמלצות החשובות היא להקדיש זמן קבוע (בתחילת היום או בסופו) להתבוננות, תכנון וחשיבה. זה לא זמן לביצוע משימות, אלא זמן "לפגוש את עצמנו" - להבין מה חשוב לנו, מה אנחנו רוצים להשיג, ואיך נכון לנו להתקדם. זה יכול להיות אפילו חמש דקות, אבל הן קריטיות ליצירת מודעות וכיוון.
9. לתייג ולסווג נכון
מערכת תיוג וסיווג טובה היא קריטית לניהול משימות אפקטיבי. יאיר ממליץ לארגן משימות לפי פרויקטים, זמן ביצוע (למשל משימות של פחות מ-10 דקות), ורמת מורכבות. כך קל יותר לבחור במה להתמקד בכל רגע נתון ולנצל טוב יותר את הזמן והאנרגיה שלנו. זה גם עוזר להפחית עומס מנטלי כי אנחנו יודעים בדיוק איפה כל דבר נמצא.
10. איזון בין אחריות לחמלה
התובנה העמוקה ביותר היא אולי הצורך באיזון בין אחריות לחמלה. יאיר מדבר על "אחריות חומלת" - היכולת לקחת אחריות מלאה על המשימות והמחויבויות שלנו, אבל בו-זמנית להיות אמפתיים וסלחניים כלפי עצמנו. זה כולל את ההבנה שלפעמים אנחנו צריכים מנוחה, שלא כל דבר חייב להיעשות מיד, ושיש ערך בלתת לדברים להתפתח בקצב הטבעי שלהם. האיזון הזה מאפשר לנו להיות פרודוקטיביים לאורך זמן בלי להישרף.
📚 המלצות הספרים של יאיר:
״I Don't Want to Talk About It״
אשמח לקבל פידבקים, תלונות או סתם מחמאות, אני בצד השני של הריפליי.
אפשר להאזין ל״מדריך כיס״ בספוטיפיי, יוטיוב או בכל שאר הפלטפורמות האהובות.
נ.ב. אם אהבת את הפורמט, אפשר להחזיר אהבה באמצעות פורוורד קטן לא.נשים אחרים שיהנו ממנו גם 🙏